من المعروف أن أنظمة الإدارة شهدت تغيرًا كبيرًا يزداد كل يوم في ظل التطور الهائل الذي يشهده العالم. حيث تتعامل الشركات مع العديد من المعايير، كل منها يتناول نقطة مميزة من عملياتها. وهنا تظهر أهمية ISO IMS، أو الاستخدام المتكامل لمعايير نظام الإدارة وتوصياته القيّمة بشأن دمج المعايير بفعالية وكفاءة في إدارة الشركات.
وفي هذا المقال نتناول مفهوم ،ISO IMS وفوائده، والطرق العملية لتطبيقه بشكل فعال.
ماذا تعرف عن ISO IMS؟
نظام الإدارة المتكامل “IMS” يعد نظامًا كاملًا يجمع بين العديد من أنظمة الإدارة داخل الشركة، وذلك لإنشاء نهج متسق للإدارة، وإدارة المخاطر، وهو يشمل عناصر متعددة، وهي:
شركة استشارات في الإمارات، عين مستشار لمشروعك الآن
- أنظمة إدارة البيئة “EMS”.
- نظام إدارة أمن المعلومات “ISMS”.
- نظام إدارة استمرارية الأعمال “BCMS”.
- نظام إدارة الصحة والسلامة المهنية “OHSMS”.
- نظام إدارة الجودة “QMS”.
وقد يتضمن أيضًا عمليات إضافية، مثل تنظيم الطاقة، وسلامة الغذاء.
وبهذا يعمل نظام إدارة المعلومات على تعزيز الوحدة والتآزر من خلال مزامنة الإجراءات، والعمليات، والأهداف عبر العديد من أنظمة الإدارة.
كما يساعد في تبسيط العمليات، ويعمل على عدم تكرار المهام، ويسهل استخدام الموارد بشكل أكثر فعالية. ويدمج العديد من الأنظمة في نظام إدارة المعلومات من خلال إعداد منظور شامل لأداء المنظمة، ما يتيح اتخاذ قرارات أفضل والعمل على التطوير المستمر.
ما فوائد ISO IMS؟
تحتاج شركتك إلى نظام إدارة معلومات لعدة أسباب، منها على سبيل المثال:
سير العمل المتكامل
يساعد تنفيذ السياسات والعمليات الموحدة شركتك على تحقيق المعايير القياسية، وتعزيز الكفاءة التشغيلية، ومنحها أفضلية في السوق.
الوضوح والتحكم
يسمح زيادة الوعي بالمبادئ التوجيهية والامتثال للإرشادات بالإشراف التنفيذي الفعال، والمساءلة الشخصية. كما أن تحديد المسؤوليات وإجراءات العمل بوضوح يتيح إمكانية تنفيذ العمليات المتعلقة بالعمل في وقت واحد.
زيادة الجودة
يعمل ISO IMS على دمج الوظائف والعمليات المتشابهة، ما يؤدي إلى خفض تكاليف التوريد وتعظيم الإنتاجية. كما يتيح نظام إدارة المعلومات تنفيذ أي متطلب باستخدام إطار عمل واحد، ما يقلل الطلب على الأعمال الورقية والتدريب، ويعزز الإنتاجية، وبذلك رضا وسعادة الموظفين.
يوفر أداءً أفضل
يوفر ISO IMS إجراءاتٍ ميسرة، وتحسيناتٍ مستمره في الإنتاج والإدارة، وبالتالي تحسين جودة المنتج، والتوافق مع المعايير والكفاءة العامة. ما يؤدي لتوزيع مكاسب الأداء في جميع أنحاء العمل وفق استراتيجية مخططة تشمل جميع القطاعات.
تقليل التداخل
يطابق المعايير، ويحدد القواسم المشتركة بين العمليات من مختلف استراتيجيات الإدارة ما يحسن الكفاءة مع تقليل استخدام الموارد. لأنه تستخدم نفس إجراءات حفظ السجلات والتدريب والمراجعة، والموارد، ما يعزز كفاءة الإدارة.
تحسين عملية اتخاذ القرار
يساعد تبسيط الأهداف، ودمج العناصر ذات الصلة من عدة أنظمة في ISO IMS إلى تبسيط الإجراءات المعقدة، وإجراء تقييمات أكثر استنارة، ما يؤدي لاتخاذ قرارات أفضل على مستوى الإدارة العليا.
يوفر تدريبًا أفضل
يعمل على الحد من العمليات التي تطلب أكثر من خطوة وإجراء وتحسين التشغيل عامة. وذلك باتباع نفس الطريقة باستمرار لتشغيل جميع أنظمة الإدارة مع الالتزام بالمعايير، وهذا يضع الأساس لتحسين الأداء ووضع إطار عمل واحد لكل فرد في المؤسسة. كما يعمل التدريب المستمر للموظفين على تعزيز التطوير، ويمنح شركتك ميزة تنافسية.
الأجزاء الأساسية لنظام إدارة المعلومات ISO
الأجزاء التي تُشكل أساس معايير نظام الإدارة المتكاملة “IMS” عادة ما تنطوي على:
نظام إدارة الجودة
يعد ايزو 9001 إطارًا عالميًا لأنظمة الإدارة. فهو يضع المعايير اللازمة لإنشاء نظام إدارة الجودة الذي يلبي احتياجات العملاء باستمرار.
نظام إدارة البيئة “EMS”
ايزو 14001 يُعرف بأنه دليل أنظمة إدارة البيئة “EMS”. وهو يسهل على الشركات وضع إطار عمل لتصميم وتشغيل وإدارة أنظمة إدارة البيئة، والتعامل مع تداعياتها البيئية.
أنظمة إدارة الصحة والسلامة المهنية
يُعرف ايزو 45001 بأنه معيار معترف به دوليًا يحدد المعايير التي تحتاجها الشركات لتطوير والحفاظ على نظام إدارة الصحة والسلامة المهنية، وتجنب الأمراض والإصابات المرتبطة بالعمل.
أنظمة إدارة الطاقة “EnMS”
ايزو 50001 يعد معيارًا معترفًا به دوليًا لتوفير المعايير للمنظمات للعمل على تطوير وتنفيذ وتعزيز نظام إدارة الطاقة الحفاظ عليه، مع التركيز على استخدام الطاقة والكفاءة والاستدامة.
أنظمة إدارة أمن المعلومات
ايزو 27001 معيار عالمي معترف به يرشد المؤسسات لإنشاء ونشر وإدارة نظام إدارة أمن المعلومات، وتحسينه باستمرار، مما يضمن معالجة نقاط الضعف الأمنية لديها.
نظام إدارة استمرارية الأعمال “BCMS”
يقدم ايزو 22301 إرشادات لإنشاء وصيانة وتحسين استمرارية الأعمال.
كيفية تنفيذ ISO IMS
نظرًا لأن ISO IMS يشير إلى دمج جميع عملياتك في نظام، أو إطار عمل واحد، فستحتاج إلى خارطة طريق لبناء النظام بشكل مناسب، كالتالي:
التقييم وفحص الفجوات
لتحليل أنظمة الإدارة الحالية، وتحديد الثغرات والتكرارات، وتسليط الضوء على مجالات التوافق.
التزامات القيادة
الحصول على موافقة الإدارة العليا، وتحديد المسؤوليات، وإدارة الموارد.
التخطيط والسجلات
يُنشئ نظام إدارة المعلومات، ومجموعة موحدة من الإجراءات والقواعد والالتزامات، التي تتوافق مع أهداف الشركة.
التدريب والتوعية
تدريب الموظفين على مفاهيم نظام إدارة المعلومات، وتشجيع ثقافة الإدماج.
ورش العمل التكاملية
إشراك اللاعبين الأساسيين، ومعالجة العمليات متعددة الوظائف، وتسليط الضوء على الصعوبات.
التثبيت والتتبع
الاستمرار في طرح نظام إدارة المعلومات “IMS”، ومراقبة مؤشرات الأداء والتحديث المستمر.
وبهذا يعمل نظام إدارة المعلومات الفعال على تحسين مرونة الشركة وقدرتها على التكيف وفعاليتها على جميع المستويات. فالشركات التي تدمج معايير الإدارة قد تجتاز ظروفًا معقدة مع الحفاظ على التوافق الاستراتيجي.
وبصفتنا رواد أعمال، ننصحك بتبني نظام إدارة المعلومات كأداة فعالة لتحقيق النجاح على المدى الطويل. وتذكرك أن الطريق إلى التكامل يتطلب التفاني والعمل الجماعي والتكيف.
أتماكس: شركة استشارات إدارية في الإمارات العربية المتحدة.
بعد أن تفهم معيار ISO IMS وكيف يمكن لهذا المعيار أن يساعد مؤسستك على العمل كوحدة واحدة، عليك أن تعرف من أين تبدأ.أتماكس تساعد في تنفيذ ISO والحصول على الشهادة. سيناقش فريق المتخصصين لدينا الفوائد المحتملة لهذه الخطوة بالنسبة للشركة التي تمثلها. ستتلقى أيضًا أوراق تدقيق لعملياتك وقائمة مراجعة بما تحتاجه وما لديك بالفعل. اتصل بنا.
