إذا كنت تبحث عن توثيق أعمالك من أجل زيادة الإيرادات وتقليل الأخطاء وتحسين الإنتاجية العامة، فهذا المقال سوف يساعدك بالتأكيد.

 إليك السؤال الأكثر أهمية: هل وثقت أعمالك من قبل؟ هل اكتشفت الطريقة الأفضل لتوثيق أعمالك؟ هل أنت على علم بأهمية تلك الخطوة؟

إذا كنت لا تزال متردد، فنحن هنا للمساعدة.

من خلال توثيق العمليات بدقة، يمكن للشركات ضمان الاتساق ومساعدة الموظفين الجدد على تلقي تدريبًا أكثر فاعلية وتحديد المجالات التي بحاجة إلى تطوير.

بحلول نهاية هذا الدليل، ستكون مجهزًا بالمعرفة والأدوات اللازمة لإنشاء وثائق شاملة وواضحة وقابلة للتنفيذ والتي ستدفع بشركتك نحو كفاءة لا مثيل لها. لنغوص ونبدأ في كيفية إتقان فن توثيق أعمالك.

لماذا تحتاج إلى توثيق أعمالك؟

دعونا نعترف: أي مهمة في هذا العالم دون تخطيط ستكون مضيعة للوقت ومحبطة وعرضة أن تكون مليئة بالأخطاء. وبالمثل، فإن تشغيل شركة بدون وجود خطة استراتيجية مُوثقة يمكن أن يؤدي إلى الارتباك وغياب الجودة، وبالتالي وقوع الأخطاء التي قد تكون مُكلفة، وهذا هو السبب الرئيسي وراء أهمية توثيق أعمالك.

توثيق أعمالك سوف يساعدك على تحسين كفاءة المؤسسة التي تعمل بها أو تديرها، بل وتحسن من أداء الموظفين، هذا ما أثبتته الإحصائيات بمرور الوقت. على سبيل المثال ، وفقًا لشركة The Ecm Consultant، يقضي 50٪ من وقت الموظفين في إنشاء وإعداد المستندات. أيضا، يتم فقدان 25٪ من هذه المستندات من خلال المهام اليومية.

نعم! تخيل فقط مقدار الوقت الذي ستوفره لموظفيك إذا كان لديك استراتيجية لإدارة المستندات. سوف تنهي سنوات من المعاناة لهم، وتحسن أدائهم، وتقلل الضغط إلى أدنى مستوى حيث يمكن لكافة الموظفين الوصول لكل الموارد. بعد ذلك، يمكنهم البدء في وضع خطتهم بناءً على أهدافك والبيانات المتاحة.

تتضمن عملية توثيق الأعمال عددًا من الإجراءات من خلال المهام. ولكن كيف يمكنك تنفيذه؟

10 خطوات مجربة للبدء في توثيق الأعمال

سواء كنت صاحب عمل صغير تبحث عن تحسين عملياتك أو مديرًا في شركة كبيرة يسعى إلى تحسين كفاءة الفريق، ستوفر لك هذه الخطوات خارطة طريق واضحة لتوثيق كافة العمليات في مؤسستك.

1. تحديد العمليات الرئيسية

ماذا نعني بذلك؟ العمليات الرئيسية هي العمود الفقري لأي منظمة. إنها الأنشطة الأساسية التي تدفع المؤسسة إلى الأمام وتؤثر تأثيرًا مباشرًا على نجاحها. يعد تحديد هذه العمليات ضروريًا لأنه يساعد على تحديد أولويات كل شركة وبالتالي يمكن لكل فريق البدء في تنفيذ المهام المسنودة إليه بناء على الرؤية الشاملة، وضمان إنفاق الوقت والموارد على المجالات الأكثر تأثيرًا وأهمية.

كيف يمكنك تحقيق ذلك:

1. حدد أهدافك: ابدأ بفهم أهداف توثيق الأعمال. هل تهدف إلى تحسين الكفاءة أو تحسين التدريب أو ضمان أن كل العناصر في مؤسستك تسير وفقًا للخطة والسياسات المُحددة.
2. رسم خريطة للأنشطة الأساسية: ضع قائمة بجميع الأنشطة الأساسية التي تقوم بها شركتك بانتظام. قد يشمل ذلك عمليات الإنتاج والمبيعات وخدمة العملاء والمالية والموارد البشرية.
3. تحليل التأثير وإمكانية التكرار: قيم كل عملية بناءً على تأثيرها على العمل وكيفية تكرارها في باقي الأقسام. ثم أعد ترتيب المهام وفقًا لهذا التحليل. تذكر أن إمكانية التكرار سيوف مزيدًا من الوقت والجهد.
4. جمع المدخلات من أصحاب المصلحة: اشرك أصحاب المصلحة الرئيسيين والموظفين في عملية تحديد الأولويات أثناء توثيق أعمالك. يمكنهم تقديم رؤى قيمة حول العمليات المهمة وكيفية تنفيذها.
5. تحديد أولويات العمليات: بمجرد الحصول على قائمة بالعمليات المحتملة ، حدد أولويات كل مرحلة بناءً على أهميتها وهدفك الحالي. ركز على تلك العمليات التي ستحقق أكبر قيمة عند توثيقها.

مثال: قد تشمل العمليات الرئيسية لشركة البيع بالتجزئة إدارة المخزون ومعاملات البيع وإعادة البضائع من العملاء وتنسيق الموردين. من خلال تحديد هذه العمليات، يمكن للشركة إنشاء وثائق تفصيلية تضمن كيفية تنسيق تلك العمليات وجمع تجارب العملاء لاستخدامها في حملات تسويقية لزيادة الثقة في مؤسستك.

2. تحديد أهداف واضحة

يشتمل تحديد أهداف واضحة على فهم سبب توثيقك لعملياتك وما تأمل تحقيقه من خلال هذا الجهد. تساعد الأهداف الواضحة على تركيز وثائقك، مما يجعلها أكثر فاعلية وملائمة. كما أنها توفر معيارًا يمكنك من خلاله قياس نجاح مشروع وثائقك.

نصائح:

1. التوافق مع أهداف العمل: تأكد من أن أهداف توثيق أعمالك تتماشى مع الأهدف الأشمل لشركتك. على سبيل المثال، إذا كانت شركتك تهدف إلى تحسين رضا العملاء، فيجب أن تعمل وثائقك على تحسين عمليات خدمة العملاء.
2. تحديد نتائج محددة: كن محددًا بشأن أهدافك. بدلًا من الأهداف الغامضة مثل “تحسين الكفاءة”، حدد نتائج قابلة للقياس مثل “تقليل وقت الرد على استفسارات العملاء بنسبة 20٪” أو “تقليل معدلات الأخطاء في معالجة الطلبات بنسبة 15٪”.
3. ضع في الاعتبار وجهات نظر متعددة: فكر في احتياجات أصحاب المصلحة المختلفين، بما في ذلك الموظفين والمديرين والعملاء. يجب أن تعالج الأهداف وجهات نظر مختلفة لضمان وثائق شاملة.
4. التركيز على سهولة الاستخدام: يجب أن يكون أحد الأهداف الرئيسية إنشاء وثائق يسهل فهمها واستخدامها. دائمًا فكر في إنتاج وثائق واضحة وموجزة وسهلة الوصول يمكن لأي شخص مشارك في العملية اتباعها بسهولة.
5. خطط للإمكانية للتوسع والمرونة: حدد أهداف تسمح بالنمو المستقبلي والتغييرات في بيئة العمل. يجب أن تكون وثائقك قابلة للتكيف مع التكنولوجيا والأدوات التي يمكن دمجها في إنجاز المهام ونمذجة الأعمال.

مثال: إذا كانت شركة تصنيع تهدف إلى تحسين جودة المنتج، فقد يكون أحد أهداف وثائق العمليات الخاصة بها إنشاء إجراءات مفصلة لفحوصات مراقبة الجودة التي تقلل العيوب بنسبة 30٪ على مدار العام المقبل.

من أجل توثيق أعمالك، عليك أن تضع خطة مُحددة تتضمن عدد من المهام والوظائف من أجل تحقيق أهدافك، ولهذا عليك أن تتذكر أن التأسيس الخاطئ من البداية سيؤدي إلى نتائج مُزعجة لم تكن ترغب فيها منذ البداية. أتماكس سوف تساعدك على إنهاء حالة التردد والتخبط من خلال الاستعانة بخبرات المستشارين الإداريين الذين سوف يساعدوك على ترجمة الأهداف الكبيرة إلى مهام يومية قابلة للتنفيذ. نحن على استعداد لنكون شركاء نجاحك في المرحلة المقبلة. تواصل معنا الآن!