إذا كنت تريد معرفة كل ما يخص مهام المستشار الإداري، في هذا المقال سوف تتعرف على كل الأدوار والمسؤوليات الخاص بوظيفته.
تعيين مستشار إداري يلعب دورًا حيويًا في جلب خبرة ووجهات نظر جديدة ورؤى ومعلومات يمكن أن تدفع الابتكار والنمو.
فمن خلال العمل عن كثب مع القادة التنفيذيين، يجب على مستشاري الإدارة تحسين مهاراتهم ليكونوا قادرين على وضع حلول مُخصصة وتنفيذ استراتيجيات فعالة لتحسين الأداء.
إحدى الجوانب الرئيسية لدور المستشار الإداري هي إجراء تحليلات متعمقة لكل ما حدث في المؤسسة وكل الأقسام والأنظمة الملموسة وغير الملموسة. يتضمن ذلك جمع البيانات وإجراء المقابلات وتقييم الممارسات الحالية لاكتشاف الكفاءات أو نقاط الضعف.
فمن خلال جمع تلك البيانات، يمكن للمستشارين تقديم توصيات قيمة لتحسين العمليات وتبسيط سير العمل وتعزيز الكفاءة العامة.
علاوة على ذلك، يلعب مستشارو الإدارة أيضًا دورًا حاسمًا في مبادرات لإدارة التغيير بحكمة داخل المنظمات.
فهم يساعدون كل فريق في المؤسسة على توضيح دوره خلال فترة التحولات لتتم العملية بسلاسة من خلال تقديم دعم باستراتيجيات نمو بهدف التواصل وتطوير وبرامج لتحسين المهارات وخطط للمشاركة أصحاب المصلحة.
من خلال العمل كشركاء استراتيجيين، يمكن لمستشاري الإدارة تمكين الشركات من خلال التكيف مع التغيرات السوق مع الحفاظ على ميزة تنافسية تجعلهم من الرواد في مجالهم، وإعادة التخطيط للاستراتيجيات تسويقية فعالة.
علاوة على ذلك، يشهد قطاع استشارات الاستراتيجية توسعًا سريعًا ومن المتوقع أن يصل إلى قيمة 101.75 مليار دولار أمريكي بحلول عام 2027.
ما مهام المستشار الإداري؟
ما بين جمع البحوث وأجراء تحليل للوضع الحالي، وإعداد خارطة طريق خلال المرحلة المقبلة، تتعدد مهام المستشار الإداري، وهنا سوف نعرضها:
فهم احتياجات العميل: تقييم التحديات والأهداف
يعد فهم احتياجات العميل هو أساس نجاح أو فشل الاستشارات الإدارية. هذه العملية تتضمن أكثر من مجرد الاستماع لما يقوله العميل عن ما يريد أو يحتاج، ولكنه يتطلب تحليلًا عميقًا لمشاكلهم وأهدافهم.
من خلال تقييم العوامل المؤثرة تأثيرًا مباشرًا أو غير مباشر على أداء المؤسسة، يمكن للمستشارين الحصول على فهم شامل لوضع العميل وتقديم حلول مخصصة. ومن الضروري أن يكونوا أكثر قدرة على التعمق في الدوافع العميقة لكل عميل، وليس مجرد تسجيلات الإجابات السطحية.
لا يتعلق الأمر فقط بما يريد العميل تحقيقه بل أيضًا لماذا تهمه هذه الأمور بالتحديد. يمكن أن يساعد فهم الدوافع والأولويات الأساسية للعملاء في الكشف عن كل ما يهم العميل حقًا، وبالتالي إعادة تطوير المنتج وصياغة رسالة تسويقية أكثر تأثيرًا.
بالإضافة إلى ذلك، يتطلب تقييم التحديات نهجًا شاملاً يأخذ في الاعتبار التغيرات الداخلية في السوق، والقوى السوقية الخارجية، والمخاطر أو العوائق المحتملة التي قد تعيق نمو المؤسسة.
من خلال أخذ نظرة شاملة ودقيقة لاحتياجات العميل، يمكن للمستشارين تقديم رؤى ونصائح ذات قيمة ومغزى تدفع العملاء لاتخاذ قرار الشراء منك.
إجراء تحليل البيانات: جمع وتفسير المعلومات
عندما يتعلق الأمر بإجراء تحليل البيانات ، فإن ينبغي على المستشار الإداري تحديد المعلومات القيمة فقط، حتى لا تؤدي في النهاية للغرق في بحر من التفاصيل غير المهمة. وبالتالي عليه تحديد المصادر التي ستمكنه من الحصول على هذا النوع من المعلومات مثل قواعد البيانات والاستبيانات والمقابلات.
هذه الخطوة ضرورية لإنشاء مجموعة بيانات شاملة توفر صورة كاملة عن المشكلة أو القضية المطروحة.
بمجرد جمع البيانات، تأتي الخطوة التالية، وهي لا تقل أهمية عن المرحلة الأولى: التفسير. يتضمن ذلك توضيح الأنماط المتشابهة بين كل شريحة مستهدفة، وبالتالي تساعد المؤسسة على اتخاذ القرارات.
يتطلب تفسير البيانات الانتباه الدقيق للتفاصيل وفهم الأساليب الإحصائية لاستخلاص استنتاجات دقيقة.
من خلال جمع وتفسير المعلومات باستمرار بالاستعانة بتقنيات تحليل البيانات الفعالة، يمكن للمستشار الإداري تقديم توصيات استراتيجية تعتمد على أدلة موثوقة بدلاً من التخمين أو الافتراضات – مما يؤدي في النهاية إلى إحداث تغيير مؤثر داخل المنظمات.
تطوير التوصيات: صياغة حلول قابلة للتنفيذ
يعد إعداد توصيات جانبًا حاسمًا في دور مستشار الإدارة، حيث يتطلب القدرة على تقديم حلول قابلة للتنفيذ يمكن أن تدفع التغيير الحقيقي داخل المنظمة.
كلما كانت تلك التوصيات عملية وقابلة للتنفيذ، كان لدور المستشار الإداري تأثير أكبر. في النهاية، يجب على المستشارين أولاً تحليل الوضع الحالي تحليلًا دقيقًا، والكشف عن التحديات والفرص الرئيسية، والنظر في استراتيجيات النمو المتنوعة التي تتماشى مع أهداف العميل.
يتضمن ذلك استخدام المعلومات المستندة على البيانات، والاستعانة بأفضل الممارسات في هذا المجال، والتفكير الإبداعي لتطوير حلول مُخصصة لاحتياجات كل عميل.
إحدى الاستراتيجيات الرئيسية في تطوير التوصيات هي إعطاء الأولوية لفتح سبل للتواصل بين كل أعضاء الفريق.
يجب على المستشارين ضمان تقديم حلولهم باسلوب يسهل على أصحاب المصلحة فهمها وتنفيذها.
بالإضافة إلى ذلك، يجب أن تكون التوصيات واقعية وقابلة للتحقيق ومدعومة بأسباب قائمة على الأدلة لبناء المصداقية مع العملاء.
من خلال التركيز على صياغة حلول واضحة ومنطقية، يمكن لمستشاري الإدارة مساعدة المنظمات على مواجهة أي تحديات مُعقدة وتحقيق نتائج مستدامة في بيئة الأعمال المُتغيرة.
تنفيذ استراتيجيات التغيير: المساعدة في التنفيذ
يمكن أن يكون تنفيذ استراتيجيات التغيير مهمة شاقة تتطلب تخطيطًا وتنفيذًا دقيقًا.
إحدى الاستراتيجيات التي تكتسب شعبية هي مفهوم أبطال التغيير – الأفراد داخل المنظمة الذين يتم تعيينهم لدفع ودعم عملية التنفيذ.
يعمل هؤلاء الأبطال كمدافعين عن التغييرات المقترحة، ويقدمون التوجيه والتحفيز والدعم لزملائهم.
استراتيجية فعالة أخرى في المساعدة في التنفيذ هي إنشاء خارطة طريق واضحة لتطوير الأعمال تحدد الخطوات المتضمنة في عملية التغيير.
يجب أن تتضمن هذه الخارطة جداول زمنية محددة ومعالم ومسؤوليات مخصصة لأعضاء الفريق المختلفين.
يمكن للمنظمات أن تضمن تنفيذًا أكثر سلاسة ونجاحًا لمبادرات التغيير. ولكن تذكر أن التنفيذ الناجح لاستراتيجيات التغيير يعتمد على التواصل الفعال، والقيادة القوية، والالتزام الثابت من جميع أصحاب المصلحة المعنيين.
تقديم الدعم المستمر: ضمان النجاح على المدى الطويل
لضمان النجاح على المدى الطويل واكتساب ولاء العملاء، يجب على مستشار الإدارة الذهاب إلى ما هو أبعد من تقديم التوصيات والحلول الأولية.
يعد تقديم الدعم المستمر أمرًا ضروريًا في مساعدة المنظمات على التغلب على التحديات، والتكيف مع تقلبات السوق، وتنفيذ التغييرات المستدامة. يؤدي هذا الالتزام المستمر إلى شراكة استراتيجية بين المستشارين والشركات، مما يؤدي إلى نتائج أفضل وتأثير دائم.
من خلال تقديم الدعم المستمر، يمكن لمستشاري الإدارة مراقبة مدى التقدم المُحرز بناء على توصياتهم، وتعديل الاستراتيجيات حسب الحاجة، ومعالجة أي عقبات غير متوقعة قد تنشأ بمرور الوقت.
هذا النهج الاستباقي لا يعزز فقط قدرة العميل على تحقيق أهدافه بل يظهر أيضًا التزام المستشار الإداري بتحقيق النجاح على المدى الطويل.
بالإضافة إلى ذلك، يتيح البقاء على اتصال مع العملاء للمستشارين الاستفادة من خبراتهم وتجاربهم طيلة الوقت، وتوجيه المنظمات خلال مراحل النمو المختلفة.
المهارات المطلوبة لدى المستشار الإداري
يقوم كل مستشار إداري بإجراء الدراسات وتقديم التوصيات لحل المشكلات التي تواجه المنظمات. ولتحقيق النجاح في هذا الدور، يجب أن يتوفر لدى المستشار مجموعة من المهارات والقدرات والصفات التالية:
الخبرة في تخطيط وتنفيذ الاستشارة
تتضمن العملية الاستشارية عدة مراحل تبدأ بتحديد الهدف، ثم وضع خطة، تليها مرحلة جمع المعلومات، ثم التسجيل والتحليل، وأخيرًا تقديم التوصيات وتنفيذها مع المتابعة. لذا، يجب أن يكون المستشار الإداري ملمًا بجميع جوانب هذه العملية، بدءًا من التخطيط وحتى التنفيذ، لضمان تحقيق الأهداف المرجوة.
المهارات التحليلية
من المهم أن يمتلك المستشار الإداري قدرة عالية على تحليل المعلومات المجمعة والاستفادة منها، واكتشاف المشكلات التي تعترض طريق المنظمات، لتقديم الحلول المناسبة لها.
القدرة على بناء العلاقات
يتطلب عمل المستشار الإداري أن يكون شخصًا اجتماعيًا، يجيد بناء العلاقات مع الآخرين، خاصة العاملين والمسؤولين داخل المنظمات. فنجاح الاستشارة يعتمد اعتمادًا كبيرًا على العلاقات الجيدة التي يبنيها المستشار ودرجة الثقة التي يكتسبها.
مهارة الإنصات والانتباه الجيد
لجمع المعلومات من الرؤساء والموظفين، يجب أن يكون المستشار الإداري قادرًا على الإنصات بعناية والانتباه الجيد، وإظهار الاهتمام بما يقولونه دون مقاطعتهم أثناء الحديث.
رؤية بعيدة
ينبغي أن يمتلك المستشار بعد النظر عند دراسة وتحليل المشكلات، مما يتيح له التنبؤ بالمستقبل وتقديم حلول موضوعية وواقعية تتناسب مع المشكلة المطروحة.
مهارة عرض التوصيات والمعلومات
تقديم التوصيات والمعلومات بعرض جذاب يلعب دورًا كبيرًا في قبول المسؤولين لهذه التوصيات وتطبيقها. ينبغي أن يُعرض المستشار توصياته باستخدام أشكال بيانية وخرائط تنظيمية ووسائل سمعية وبصرية، وتقديمها في تقرير واضح ومرتب يسهل فهمه واستيعابه.
القدرة على الإقناع
نجاح المستشار الإداري يعتمد على مدى قدرته على إقناع المسؤولين بأهمية التوصيات المقدمة منه. لذا، يجب أن يمتلك مهارات التواصل الشفهي والكتابي بوضوح وفصاحة وقوة حجة، ليتمكن من إقناع الجميع بأهمية التوصيات.
الموضوعية
تعد الموضوعية صفة ضرورية يجب أن يتحلى بها المستشار الإداري، حيث يجب أن تكون الحلول المقدمة تعبر عن وجهة نظر مستقلة وغير متحيزة.
الخبرة الواسعة
يجب أن يكون المستشار ذو خبرة كبيرة اكتسبها من العمل في منظمات متنوعة وحل العديد من المشكلات الإدارية عبر السنوات، مما يثري معرفته ويعزز من كفاءته في تقديم الاستشارات.
بتوفر هذه المهارات والصفات، يمكن للمستشار الإداري أن ينجح في أداء مهمته ويثبت كفائته، ويحقق الأهداف المرجوة للمنظمات التي يعمل معها.
أهمية المستشار الإداري بالنسبة للمؤسسات
خلال السطور السابقة، أوضحنا كيف يمكن للمستشارين الإداريين أن يكون لهم دور بناء في تطوير الأعمال. توفر خبرتهم وتوجيههم رؤى لا تقدر بثمن يمكن أن توجه المنظمات نحو النجاح في بيئة السوق التنافسية.
يقدم مستشارو الإدارة وجهة نظر جديدة حول التحديات والفرص، مما يساعد الشركات على اتخاذ قرارات صائبة تدفع النمو والابتكار.
علاوة على ذلك، يجلب المستشار الإداري ثروة من المعرفة المُتخصصة وأفضل الممارسات للمؤسسة، مما يمكن الشركات من البقاء والتفوق على منافسيها والتكيف مع البيئات المتغيرة بفعالية.
تعد قدرتهم على تحديد الكفاءات، وتحسين طريقة سير العمليات وتنفيذ الخطة الاستراتيجية أمرًا بالغ الأهمية للشركات التي تتطلع إلى البقاء مرنة وناجحة في ظل بيئة تحمل معها أفكار لا نهائية للتطور والنمو.
ما المهن المرتبطة بمهام المستشار الإداري؟
يتفاعل المستشار الإداري مع الكثير من الأقسام داخل المؤسسة وهذا يشمل أقسام: “الموارد البشرية – القسم المالي – قسم التسويق – قسم المبيعات – قسم الإدارة المركزية والعمليات”.
حيث يجب على المستشار الإداري أن يقدم خبرته في جوانب عديدة والتي من شأنها أن يكون لها تأثير مباشر على استراتيجية الشركة لتحقيق أهدافها أو تطوير من طريقة الإدراة بحيث يضع كل فرد على المسار الصحيح لتنفيذ رؤية أصحاب المصلحة.
كيف يمكنك قياس نجاح الاستشارات الإدارية في مؤسستك؟
بعد أن تعرفت على مهام المستشار الإداري، عليك أن تعرف كيف يمكنك قياس نجاح توصياته، وبالتالي هناك عدد من المعايير عليك تعينها لتتعرف على مدى جدوى تلك الاستشارات:
- تحديد نتائج مُحددة تسعى لتحقيقها
ربما تريد زيادة المبيعات بنسبة 20% أو تحسين رضا العملاء أو جلب مزيدًا من الخبرات الشابة لشركتك، إذا عليك تحديد تلك الأولويات منذ البداية وتعريف المستشار الإداري برغبتك في تحقيقها لوضع خطة قصيرة أو طويلة المدى لتنفيذها.
- استخدام مؤشرات قياسية واضحة
ربما ذلك من خلال تتبع مدى النشاط الذي شهده موقعك الإلكتروني خلال الفترة الأخيرة، أو إجراء استبيان حول مدى معرفة جمهورك بعلامتك التجارية، أو قياس مدى الإنتاجية لوظفيك. كل تلك المؤشرات قد تعطيك نبذة عن مدى نجاح المستشار الإداري في مهمته.
- المتابعة بعد الاستشارة
يفضل دومًا أن يكون هناك متابعة مستمرة مع المستشار الإداري لقياس مدى تحقيق التوصيات ومدى التقدم الذي أحرزته الشركة، أو مساعدتك على إعادة النظر في المهام المنسوبة لكل قسم ف المؤسسة لتكون متوازية مع رؤية المؤسسة بأكملها.
أنواع المستشارين الإداريين
يمكن تقسيم المستشارين الإداريين بناءً على ارتباطهم بالمنظمات إلى نوعين رئيسيين:
المستشار الإداري الداخلي
المستشار الداخلي هو الشخص الذي يعمل ضمن الهيكل الإداري للمنظمة ويشغل إحدى وظائفها، مثل وحدة الإدارة والتنظيم أو وحدة التطوير الإداري. يتميز المستشار الداخلي بعدة مزايا منها:
- القدرة على التعرف على مشكلات المنظمة: نظرًا لتواجده داخل المنظمة وفهمه لنظم العمل وأساليبها.
- تكلفة أقل: نظرًا لأن خدماته تكون متاحة عند الحاجة دون الحاجة لتعاقدات خارجية مكلفة.
- متابعة التوصيات باستمرار: كونه جزءًا من المنظمة يتيح له متابعة تنفيذ توصياته بفعالية أكبر.
- الثقة: يمكن اللجوء إليه في المسائل السرية التي لا يمكن الإفصاح عنها لمستشارين خارجيين.
ومع ذلك، فإن هناك بعض الانتقادات التي تواجه المستشار الداخلي، منها:
- خبرة محدودة: غالبًا ما تكون خبرته محصورة داخل المنظمة التي يعمل بها، مما يؤثر على جودة توصياته.
- التعود على نظام المؤسسة: يمكن أن يؤدي تعوده على نظم وإجراءات المنظمة إلى فقدان القدرة على رؤية التعقيدات والسلبيات بوضوح.
- الحذر من الموظفين: قد يشعر الموظفون بالخوف من نقل مشاكلهم إلى المستشار الداخلي خوفًا من تسريب المعلومات إلى الإدارة العليا.
- التعرض للضغط: يمكن أن يتعرض لضغوط من كبار الموظفين مما يؤثر على موضوعية توصياته.
المستشار الإداري الخارجي
المستشار الخارجي هو الشخص الذي لا يعمل ضمن الهيكل الإداري للمنظمة، بل يكون مستشارًا مستقلًا أو يعمل لصالح شركة استشارية مثل أتماكس. يمتاز المستشار الخارجي بعدة مزايا منها:
- خبرة واسعة: اكتسبها من العمل في منظمات متعددة مما يمنحه منظورًا أوسع وأفكارًا حديثة.
- موضوعية: يكون أكثر حيادية في توصياته لأنه لا يتأثر بالضغوط الداخلية للمنظمة.
- صراحة الموظفين: يميل الموظفون إلى أن يكونوا أكثر صراحة معه لأنهم يعرفون أنه لن يستخدم المعلومات ضدهم وأنه سيغادر المنظمة بعد انتهاء مهمته.
إلا أن هناك بعض الانتقادات التي تواجه المستشار الخارجي، منها:
- تكلفة مرتفعة: نظرًا لأنه يعمل عادة لصالح شركات استشارية تهدف لتحقيق الأرباح، تكون تكاليف خدماته مرتفعة.
- متابعة ضعيفة للتوصيات: غالبًا ما تنتهي مهمته بتقديم التقرير، مما يجعل متابعة تنفيذ التوصيات ضعيفة أو معدومة، ولكن هذا لا يتم في كل الأحوال، بعض شركات الاستشارات الإدارية في الإمارات تقدم متابعة مستمرة لضمان تنفيذ التوصيات.
- تقديم حلول مثالية: قد يقدم حلولًا مثالية يصعب تنفيذها على أرض الواقع، ولا يكتشف المدير الإداري هذا إلا بعد محاولة التطبيق.
من المهم أن يتم اختيار مهام المستشار الإداري بناءً على احتياجات المنظمة والميزانية المتاحة، لضمان الحصول على أفضل النتائج الممكنة من الاستشارات المقدمة.
في النهاية، تكمن أهمية المستشار الإداري في قدرته على تقييم الأداء وتحسينه، ودفع النمو المستدام، وترسيخ جوًا عامًا يحفز الجميع على الإبداع.
هل تحتاج إلى مستشار إدارة يركز على احتياجاتك لحل مشكلة معينة؟ تواصل معنا اليوم.
