إدارة Payroll هي عملية معقدة ومحفوفة بالمخاطر، بدءًا بجمع معلومات عن موظفي شركتك الخاصة وانتهاءً بحساب الرسوم وإرسال الأموال إلى الحسابات المصرفية للموظفين. فهم التقنية المناسبة لإدارة Payroll الرواتب الخاصة بك هو أمر حاسم لتبقى قانونية وتوفر لك الوقت والجهد. سنوضح مفهوم كشوف المرتبات، ونستعرض مختلف المصطلحات والإجراءات، ونغطي كل المعلومات الأساسية التي تحتاج إلى معرفتها عن هذه المهمة الحيوية لكل المؤسسات.
ماذا تعني إدارة Payroll؟
في الموارد البشرية، فإن كشوف المرتبات هي عملية دفع أجور العاملين في شركتك مقابل عملهم عن طريق تتبع ساعات وأيام عملهم. ومراقبة إدارة المرتبات، وذلك يتم وفقًا لما يلي:
- وضع إجراءات ومبادئ توجيهية لكشوف مرتبات الشركة في الموارد البشرية.
- حساب المرتبات الإجمالية، ثم اقتطاع المدفوعات الخاصة بالتأمين والضرائب وغيرها.
- اختيار العناصر التي تدخل في جدول مرتبات العامل، مثل الأجر الأساسي، وبرامج المكافآت، وبدل السكن، وغير ذلك من البنود.
- تزويد الموظفين برسوم المرتبات وإدارة الأجور.
- دفع الرسوم المطلوبة إلى السلطات المختصة، مثل الضرائب ومساهمات صناديق الادخار.
- رصد جميع التكاليف المرتبطة بتجهيز كشوف المرتبات.
معظم الشركات تستخدم طرق تقليدية للتعامل مع كشوف المرتبات وإدارة الموارد البشرية ، ولكن هذه الأيام أدوات البرمجيات الآلية مثل WAVE تساعدك على تبسيط كل المدفوعات. وباختصار، فإن كشوف المرتبات تنطوي على العديد من العمليات، بما في ذلك تعيين موظفين جدد، ووضع السياسات، وتحديد التعويضات، وحساب الأموال والتحقق منها، وصرف المرتبات، وإدارة الضرائب، وفهرسة السجلات.
والفكرة الأساسية هي تحديد المرتب المناسب لكل موظف مع حساب جميع المدفوعات والاقتطاعات المختلفة.
كيف تبدأ في إدارة Payroll لقسم الموارد البشرية
تُعد إدارة Payroll مجموعة من الإجراءات التي نتبعها شهريًا. كشوف المرتبات هي أحدى أهم جوانب تخطيط لمؤسستك وينطوي ذلك على حساب مبلغ المال الذي ينبغي منحه للموظفين بعد الضرائب وغيرها من الخصومات. ببساطة، هو ضمان حصول العمال على المبلغ المناسب في رواتبهم كل شهر. وتشمل خطوات هذه العملية ما يلي:
- ما قبل دفع المرتبات
يُحدد جدول الأجور لكل موظف بمجموعة متنوعة من العوامل. وعندما يحين وقت الدفع، توضع سياسات الشركة موضع التنفيذ. ولضمان تقديم خدمات كشوف المرتبات بدقة، يجب أن تحدد هذه المبادئ التوجيهية بدقة وأن تأذن بها الإدارة.
وفيما يلي المبادئ التوجيهية الأولية التي ينبغي أخذها في الاعتبار:
- ما راتب الموظفين الحاليين؟
- المبادئ التوجيهية لفترات الراحة وغيرها من الإكراميات التي يلتزم بها كل موظف
- السياسة التي يُلزم تطبيقها في حال استقالة أي فرد من المؤسسة.
ويتطلب تجهيز كشوف المرتبات الحصول على المعلومات اللازمة وتواصل عدة إدارات في شركتك. ويمكن أن يكون ذلك أمرًا الأفراد.
ويمكن تبسيط عملية جمع المعلومات باستخدام برمجيات كشوف المرتبات التي لها وظائف أكثر تقدمًا مثل استخدام بعض البرامج التي تتيح للموظفين تسجيل الحضور وإرسال طلبات الأجازة أو الأذون، وهذا يكون لديك رؤية واضحة حول أفضل الأساليب المُتبعة أثناء توظيف
تشمل المعلومات الضرورية لكشوف المرتبات ما يلي:
- معلومات عن مرتب الموظفين المعينين الجدد
- التباينات في المرتب السنوي للعاملين
- الحلول المتعلقة بكشوف المرتبات استنادًا إلى إدارة بيانات الوقت والحضور
- الخصومات الخاصة للاستردادات أو مدفوعات القروض الأخرى
- معلومات عن الضرائب، بما في ذلك القوانين الجديدة والقديمة على السواء
- تفاصيل عن عمل العامل وضرائبه السابقة
بطريقة أخرى، قبل أن يحصل الموظف على راتبه، تحدد المنظمة السياسات ثم تجمع كل البيانات اللازمة لضمان حصول كل موظف على المبلغ المناسب. وفيما يتعلق بهذه الخطوة، تحتاج إلى استراتيجية قوية لتقييم الأداء.
- دفع المرتبات
تتضمن هذه الخطوة صرف المرتبات للموظفين بسلاسة ودون وقوع أي خطأ، وبالتالي تحديد ما تغطيه كشوف المرتبات هو أهم شيء يُناقش في إدارة payroll، وهو أحد أهم سمات كشوف المرتبات، حيث يدل على القدرة على تتبع ساعات عمل الموظفين.
وفي هذه المرحلة، يستخدم نظام كشوف المرتبات جميع المعلومات التي جمعناها وتحققنا منها لتحديد مقدار ما ينبغي دفعه لكل شخص.
يمكنك مراجعة العديد من الأقسام، مثل EPF، LWF، PF، والعلاوات المطلوبة قانونًا، والضرائب المناسبة. وهذا يساعد في حساب المرتب النهائي، والمبلغ الذي يأخذه الموظفون بعد خصم الضرائب والنفقات الأخرى.
- ما بعد دفع المرتبات
وتتألف هذه الخطوة المتعلقة بإدارة payroll من عدة خطوات، وهي:
- مراجعة كشوف المرتبات
تنطوي هذه المرحلة على ضمان تطابق المبلغ الفعلي المدفوع كل شهر مع الميزانية.
وهنا يجب أن يحتفظ فريق الموارد البشرية ببسجلات دقيقة للمرتبات التي يتوقع أن يحصل عليها كل موظف، والمبالغ المحتجزة للضرائب، والمعلومات الأخرى في الوثائق المالية للشركة، وتساعد عمليات التحقق من كشوف المرتبات على منع الأخطاء في مستحقات الموظفين.
- تحفيزالموظفين
الجانب الاكثر اثارة هو عندما تخبر الموظفين أن راتبهم وصل لحساباتهم المصرفية، تستخدم معظم المنظمات تحويلات مصرفية لهذا الغرض، بالرغم من ذلك بعض الشركات تستمر في الدفع بالشيكات أو النقدية. ويتلقى المصرف معلومات مثل الاسم، والهوية، ورقم الحساب المصرفي، ومعلومات عن صندوق المعاشات التقاعدية، ومبلغ أجر الموظف.
- مراجعة القواعد
وفي أعقاب كشوف المرتبات، تدفع الشركة إلى الوكالات الحكومية ذات الصلة، الأموال التي احتجزت من أجل التأمينات والمعاشات والضرائب.
- وضع التقارير
تُضع تقارير مفصلة عن كشوف المرتبات من أجل فهم مستقبل الشركة ووضع استراتيجية له.
من هنا يتضح أن إدارة payroll تشكل عنصراً أساسياً من عناصر الموارد البشرية، إذ تضمن حصول العمال على حقوقهم في الوقت المحدد وبشكل صحيح مع التقيد بالقانون.
أتامكس: شركة استشارات إدارية في الإمارات
أتامكس هي شركتك الاستشارية؛ تساعدك في نظام إدارة payroll، وتقدم لك كل ما تحتاج إلى معرفته عن استشارات الموارد البشرية الخاص بك! اتصل الآن واحجز جلستك الإستشارية.
